DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

 

Uma vez que todo o legado dos documentos físicos está devidamente armazenado em local apropriado e devidamente catalogado, chega o momento da digitalização deste legado utilizando a mesma estrutura e metodologia do armazenamento físico, no armazenamento digital.

 

  • Digitalização de Documentos é um processo de conversão do documento físico para o formato digital. Esta conversão proporciona aos documentos outro modo de armazenagem uma vez que forem digitalizados poderão ser disponibilizados em vários formatos de mídias.

 

Principais benefícios da Digitalização de Documentos

 

  • Aumento da produtividade: a redução do tempo de busca por determinados documentos e o acesso rápido às suas informações serão de grande contribuição para a eficiência das transações do “core business” do cliente.

  • Otimização do espaço físico: a digitalização de documentos e arquivos permite a armazenagem destes ativos em nuvem ou em qualquer outro tipo de mídia de dados. Isso deixa o espaço físico dedicado ao acervo documental livre para atividades produtivas.

  • Preservação do arquivo físico: com o acesso e compartilhamento do mesmo documento na rede para vários usuários simultâneos, a preservação do arquivo físico original será garantida.

  • Redução dos custos gerados por excesso de impressão e cópias: diminuição do número de impressões e cópias desnecessárias proporcionando redução de custos com compra de materiais de expediente.

 

  • Segurança para informações confidenciais: as ferramentas de organização implantadas no serviço de digitalização de documentos permitem o controle de acesso por usuários. Logo, as informações confidenciais só serão acessadas por quem for autorizado.