GUARDA DE DOCUMENTOS

 

O primeiro momento da gestão de documentos se trata ainda da documentação física. Muitas empresas no passado caíram no equívoco de iniciar sua gestão eletrônica de documentos pela mera digitalização (ou desmaterialização) do seu legado. Os problemas começam a aparecer quando essas empresas começaram a perceber que elas digitalizaram sua própria desorganização. Ou seja, os problemas que elas tinham antes se tornaram digitais. Portanto a primeira fase da Gestão Eletrônica de Processos se trata da prestação de serviços contínuos de coleta, guarda, armazenagem, transporte e movimentação de documentos físicos, mantendo-os em perfeitas condições, garantindo a integridade dos mesmos.

 

O serviço de Guarda de Documentos ou Arquivos tem como finalidade terceirizar a guarda e a preservação do seu acervo de documentos, mantendo-o em condições adequadas, além do fácil acesso à sua localização, uma vez que antes de serem arquivados tais documentos podem ser organizados, catalogados e indexados em um sistema de acompanhamento via Web.
 

Principais benefícios em terceirizar a armazenagem de seus arquivos:

 

  • Mais espaço físico para seu negócio: com a terceirização de arquivos e documentos o espaço físico, antes destinado a este fim, poderá ser utilizado em atividades produtivas que priorizem o seu negócio;

  • Preservação do acervo original: Com os arquivos e documentos sob a custódia de uma empresa especializada neste tipo de arquivamento, a sua preservação e integridade estão garantidas.

 

 

  • Segurança: o sigilo das informações contidas nos documentos e arquivos armazenados é absoluto. Somente usuários autorizados terão acesso a tais informações e todas as movimentações relativas ao arquivo são auditadas.

 

  • Acesso à localização do seu documento via web: com software e tecnologia adequados, todos os documentos podem ser catalogados e registrados com suas devidas informações e localização física, facilitando assim seu resgate e diminuindo exponencialmente o tempo de resposta à solicitação do arquivo físico.