DOCFLUX

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 
 
Fases do Processo de Gestão de Documentos
 
  1. Gestão de Documentos Físicos (ver menu Serviços);

  2. Digitalização de Documentos (ver menu Serviços);

  3. Gestão Eletrônica de Processos om Certificação Digital;

 

Com seu DNA voltado para a criação e o desenvolvimento de novas tecnologias de software, a Khronus Soluções tem se especializado na última década na Gestão Eletrônica de Processos que, no caso da Khronus Soluções, a ferramenta dispõe de Certificado Digital, o que facilita bastante seu sucesso junto aos clientes por agilizar todo o trâmite de documentos internos.

 

Gestão Eletrônica de Processos com Certificação Digital (DOCFLUX)

 

Com todo o legado digitalizado, o objetivo passa a ser evitar a produção de novos documentos. O Sistema consiste em um gerenciador de documentos e acompanhamento das várias etapas do seu tramite, desde sua criação até a sua finalização, com informações de seu status atual, bem como o histórico de todas as etapas e setores envolvidos no processo. Todas as etapas dos fluxos de documentos, bem como o acesso ao sistema são realizadas com certificação digital.

 

O DOCFLUX monitora o andamento dos processos de uma forma rápida e barata. Dessa forma, os gestores podem analisar e alterar processos baseados em dados reais e não apenas por intuição. A alta direção da empresa pode enxergar, por exemplo, onde estão os gargalos, quem está atrasando (e o quanto está atrasando) determinada tarefa, com que frequência isso ocorre, o percentual de processos concluídos e em andamento, entre outros. Como conseqüência, fatores cruciais para o bom desempenho da organização podem ser analisados com extrema facilidade e rapidez o que geralmente não ocorre com outras ferramentas.

 

Além disso, as pessoas participantes do processo também são beneficiadas, pois têm o seu trabalho facilitado uma vez que recebem tarefas e devem simplesmente executá-las sem se preocupar com aspectos como, por exemplo, para onde devem enviá-las uma vez que o processo já foi desenhado e todas as possíveis situações de seguimento deste já estão registradas. Adicionalmente, os indivíduos podem enxergar como foi o caminho realizado até a sua atividade e em que status está.

 

Para se implantar o DOCFLUX não é necessário se iniciar pela guarda e/ou digitalização dos documentos físicos, pois ambos se tratam do legado de documentos pré-existentes. O DOCFLUX permite que o cliente não gere mais documentos físicos a partir da sua contratação em diante.

 

O Software de Validação do Certificado Digital

 

O DOCFLUX da Khronus possui um applet integrado para leitura, reconhecimento e validação do certificado digital do usuário. O applet pode ser chamado também de “assinador de documentos digitais”. Através do Java o usuário poderá assinar todos os seus documentos e despachos com seu certificado digital, permitindo que todo o processo seja digitalizado, eliminando assim o uso gradativo de papel.

 

Principais Características do DOCFLUX

 

O DOCFLUX é um sistema bastante complexo em sua construção, no entanto é bastante simples de ser operado. Seguem abaixo algumas de suas principais características:

 

Documentos

 

Os usuários poderão criar documentos dentro do editor de texto do próprio sistema, e/ou anexar documentos externos digitalizados. Os documentos poderão ser despachados, arquivados, localizados, anexados, excluídos, etc.

 

Criação de Fluxos de Tipos de Processos (WorkFlow)

 

Os “Tipos de Processos”, ou simplesmente “Workflows”, são uma forma interativa de criação de um procedimento burocrático na gestão de um negócio, pois permitem que os usuários com as devidas permissões informem ao sistema quais são os caminhos que cada processo deve seguir dentro de uma burocracia interna.

 

Os usuários poderão criar “Tipos de Processos”, que são os fluxos de trabalho (), ou “caminhos”, que devem ser seguidos pelos processos e seus respectivos documentos, sejam criados no prórpio ambiente do sistema, ou anexados ao sistema após digitalização. Por exemplo, um tipo de processo chamado “Pagamento de Insumos”, deverá seguir o fluxo entre os setores (1) “Protocolo”, (2) “Diretoria”, (3) “Financeiro”.

 

Dentre outras vantagens, a criação de workflows permite a indentificação de excessos de burocracia dentro de uma organização empresarial, ou seja, além do processo se tornar mais rápido pela própria natureza de ser digital (sem uso de papel), também se tornará mais ágil pela eliminação natural de idas e vindas desnecessárias dos documentos dentro de seu caminho natural.

 

Além disso, a criação dos workflows identifica um excesso de pessoal desnecessário e/ou ocioso dentro do processo. O DOCFLUX identifica em muito pouco tempo quais são as pessoas improdutivas dentro de uma organização empresarial.

 

Envio de Documentos para “N” Destinatários com “A.R.”

 

Os documentos podem ser enviados opcionalmente para vários destinatários ao mesmo tempo. Neste caso, não haverá um fluxo (tipo de processo) a ser seguido. Todos os destinatários devem ser usuários do sistema sejam internos, ou externos. E todas as respostas serão monitoradas pelo remetente, que terá informações acerca de quem respondeu (e quando) e quem ainda não respondeu, cujo prazo se encontra em andamento.

 

O envio de documento para vários destinatários é facilitado pela possibilidade de criação de grupos de usuários. Os usuários podem ser inseridos, ou excluídos do grupo com facilidade, tornando muito mais cômodo para o remetente o envio de documentos.

 

Monitoramento do Sistema

 

Os usuários gestores poderão configurar um tempo limite para que cada usuário comum realize o despacho de cada documento que se encontrar em sua caixa de entrada. Para isso ele conta com um dashboard com gráficos que mostram barras com a contagem do tempo pré determinado para cadda documento ser despachado.

 

Alarmes

 

Os alarmes são os avisos que os monitoradores recebem quando os prazos para despachos dos documentos são expirados. Desta forma o cliente consegue manter um elevado grau de produtividade. Os alarmes por e-mail enviados aos monitoradores os desobriga a estarem logados no sistema fulltime.

 

Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR)

 

O DOCFLUX possui um avançado módulo de OCR que facilitam o armazenamento e, principalmente as buscas por documentos. O módulo OCR permite que o usuário localize qualquer documento que contenha um texto pesquisado.

 

O Módulo OCR reconhece cerca de vinte idiomas, dentre eles: português, inglês, espanhol, francês, alemão, italiano, sueco, árabe e russo. Além disso suporta diversos formatos de código de barras como os EAN-8, EAN-13, UPC-A, UPC-E, ISBN-10, ISBN-13, Interleaved 2 de 5, Código 39, Código 128, PDF417 e QR Code.

 

Dentre outras características, o OCR é capaz de converter os formatos JPEG, PNG, TIFF e PDF em arquivos PDF pesquisáveis, e suportar qualquer tipo de scanner que funcione nas principais plataformas de Sistemas Operacionais Windows, ou Mac OS X.

 

Segue um resumo das principais características do Módulo OCR:

 

  • Digitalização de documentos com salvamento automático na aplicação;

  • Exportação dos documentos digitalizados para arquivos “PDF” e “Doc”;

  • Scanner com interface integrada na aplicação, permitindo que todo o processo ocorra no browser web;

  • Conversão do documento digitalizado em versão pesquisável;

  • Pesquisa de documentos digitalizados com opção de despachar documento digital, ou baixar documento digital;

  • Cadastro de documentos legados (físicos).

 

Certificação Digital (Segurança do Sistema)

 

A Certificação digital/eletrônica é um conjunto de processos e de técnicas que permite elevar a Segurança Eletrônica a níveis muito elevados. A Segurança eletrônica engloba um conjunto variado de exigências, que abrangem inclusive os aspectos de infraestrutura física no acesso aos sistemas informáticos e de informação.

 

Um certificado digital é um documento de identidade eletrônica com validade jurídica, autorizado e assinado por uma Autoridade Certificadora (AC). Esse documento eletrônico possui um conjunto de características:

 

  • Autenticidade: A garantia da identidade do proprietário do certificado, autor da transação eletrônica.

  • Integridade: A garantia de que o conteúdo de uma transação eletrônica não sofre alterações durante o processo de comunicação.

  • Confidencialidade: A garantia de que uma transação ou comunicação eletrônica é confidencial entre as partes.

  • Não Repúdio: A garantia de que numa dada comunicação ou assinatura de documentos, não é possível negar que a mesma não foi feita ou que o documento não foi assinado.

 

A utilização da assinatura digital ICP Brasil se baseia na Lei Federal nº 12.682, de 09 de Julho de 2012 que “dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos”:

 

Art. 1° A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente  e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.

 

Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.

 

Art. 3° O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil.

 

Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

 

Art. 4° As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.

 

Art. 6º Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente.

 

 

Um dos maiores problemas de todas as grandes empresas e órgãos do serviço público é a falta de uma gerência precisa do excessivo número de papéis que transitam de mesa em mesa. Esta deficiência gera desordem, perda de tempo, e até prejuízos.

 

A utilização de um Software Gerenciador de Processos, ao longo dos últimos anos, vem crescendo de forma bastante significativa, dada a sua utilidade e rapidez com que melhora os processos nas empresas onde já foi implementado. A sua perspectiva de crescimento é muito grande, visto que ainda é um conceito pouco conhecido, principalmente no Brasil.

 

Neste contexto surge o Gestor Eletrônico de Documentos e Processos com Certificação Digital e OCR, ou simplesmente DOCFLUX, da Khronus, que se trata de um sistema de informação web cujo funcionamento se assemelha muito a uma caixa de e-mail na qual os “e-mails” da caixa de entrada são, na verdade, documentos digitalizados, ou gerados dentro do próprio sistema.

 

Para que se atinja um alto nível organizacional, a empresa terá a sua disposição todas as fases que envolvem documentos físicos e digitais, tornando a solução de Gestão de Documentos ainda mais completa e eficiente de outras existentes no mercado.